15 НАЙ-ДОБРИ СЪВЕТА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА ОФИСА И ПОЛУЧАВАНЕ НА ПОВЕЧЕ НАПРАВЕНИ

Може да си мислите, че нямате време за организация на офиса, но ако наистина сте знаели колко време ви е струвала тази дезорганизация, ще преразгледате.

Пренареждането и преместването на купчините от време на време не се брои. Нито почистването на бюрото ви, ако плъзнете бъркотията в кошче или чекмедже на бюрото.

Сравнително изрядно и подредено офис пространство освобождава пътя за по-висока производителност и по-малко загуба на време.

Организирането на вашия офис не трябва да отнема дни, това може да се направи по малко. Всъщност поддържането на организиран офис е много по-ефективно, ако се отнасяте към него като към текущ проект, вместо към масирано нападение.

Така че, ако сте готови да започнете, следните съвети за организиране ще ви помогнат да превърнете офиса си в ефективно работно пространство.

1. Пречистете офиса си

Премахнете бъркотията, изпразнете, накъсайте, отървете се от всичко, от което не се нуждаете или искате. Оглеждам се. Какво не сте използвали от известно време?

Вземете една област наведнъж. Ако не работи, изпратете го за ремонт или го хвърлете. Ако не сте го използвали от месеци и не можете да измислите кога всъщност ще ви трябва, излиза. Това важи за мебели, оборудване, консумативи и т.н.Реклама

Не забравяйте за дребосъците, растенията (истински или изкуствени) и декорациите - ако са покрити с прах и правят офиса ви да изглежда изтъркан, това е честна игра.

2. Съберете и преразпределете

Съберете всеки елемент, който не е там, където му е мястото, и го поставете там, където принадлежи.

3. Установете работни зони

Решете какъв вид дейност се случва във всяка област на вашия офис. Вероятно ще имате основно работно пространство (най-вероятно бюрото ви), референтна зона (картотека, рафтове, свързващи материали) и зона за доставка (килер, рафтове или чекмеджета.)

Поставете подходящото оборудване и консумативите се намират в подходящата зона, доколкото е възможно.

4. Близка близост

Позиционирайте оборудването и консумативите, които използвате най-много, на място. Нещата, които рядко използвате, могат да се съхраняват или прибират.

5. Вземете добър етикет

Изберете производител на етикети, който е лесен за използване. Отделете време за етикетиране на рафтове, кошчета, чекмеджета за кошници. Не само ще ви напомни къде отиват нещата, но и ще помогне на други, които може да имат нужда да намерят, използват или приберат нещо във вашето работно пространство.

6. Прегледайте вашата система за подаване

С навлизането ни изцяло в дигиталната ера необходимостта от съхранение на хартиени файлове намаля.Реклама

Какво можете да съхранявате цифрово? Дублирате ли файлове? Може да успеете да премахнете някои от файловете и папките, които сте използвали в миналото. Ако съхранявате файлове на компютъра си, уверете се, че правите редовни резервни копия.

Ето няколко идеи за съхранение за създаване на гладка система за подаване:

Създайте папка за събрание - Поставете всички елементи, които да бъдат обсъдени, заедно с елементи, които трябва да бъдат предадени, доклади, които трябва да бъдат дадени и т.н. Това ще ви помогне да бъдете подготвени за срещи и ще ви спести стрес дори при срещата .
Създайте WOR папка - Толкова много от нашите разхвърляни вестници са неща, които са на изчакване, докато някой друг не отговори или не действа. Изпратете ги в папка WOR (Waiting on Response). Проверявайте го на всеки няколко дни за неизпълнени действия, които може да се наложи да проследите.
Кутии за съхранение - Използвайте евтини кутии за съхранение, за да запазите архивираните файлове и да ги извадите от текущото си файлово пространство.
Кутии за списания - Използвайте кутии за списания или свързващи материали, за да съхранявате списания и каталози, които наистина искате да съхранявате. Моля, уверете се, че наистина се нуждаете от тях за справка или проучване, в противен случай ги рециклирайте или подарете.
Папка за четене - Определете файл за печатни статии и документи, които искате да прочетете, които не са спешни.
Архивиране на файлове - Когато даден проект е завършен, съберете всички материали и ги подайте. Дръжте работните си папки за проекти в ход.
Пишете ежеседмично - Не позволявайте подаването ви да се натрупва. Поставете документите си в папка To File и архивирайте всичко веднъж седмично.

Научете повече съвети за организиране на вашите файлове тук: Как да организирате вашите файлове за по-добра производителност

7. Изчистете бюрото си

Премахнете всичко, почистете го старателно и върнете само онези предмети, които са от съществено значение за ежедневната употреба.

Ако имате затруднения с разхвърлянето на неща, тази формула Declutter ще ви помогне да изхвърлите неща, без да съжалявате по-късно.

8. Организирайте работния си плот

След като вече опростихте работния си плот, е добра идея да го организирате.

Използвайте настолни органайзери или контейнери, за да организирате предметите на бюрото си. Използвайте тави за хартия, контейнери за по-малки предмети.Реклама

Не забравяйте работния плот на компютъра си! Уверете се, че файловете или изображенията са в организирани папки. Бих ви препоръчал да почиствате работния плот на компютъра си всеки ден, преди да напуснете работата.

9. Организирайте чекмеджетата си

Поставете предмети, използвани заедно, в едно и също пространство на чекмеджетата, печати с пликове, лепкави подложки с бележници и др.

Използвайте органайзери за чекмеджета за дребни предмети - кламери, халси и др. Използвайте отделно чекмедже за лични предмети.

10. Отделни пощенски кутии

Ако работите редовно с други хора, създайте папка, тава или пощенска кутия за всеки.

11. Изчистете купчините си

Надяваме се, че с новия ви организиран офис вече няма да създавате купища хартия, но все пак трябва да сортирате старите.

Преминете през купчината (малко по малко, ако е необходимо) и я поставете на подходящото място или я изхвърлете.

12. Сортиране на пощата

Не просто залепвайте поща на куп, за да бъде сортирана или пушка и извадете парчетата, от които се нуждаете в момента. Сортирайте го веднага щом го получите - да действате, да четете, да подавате, да делегирате или предавате. .Реклама

13. Присвояване на дати за изхвърляне

Не е нужно да държите всеки лист хартия за неопределено време. Маркирайте върху файлове или документи кога те могат да бъдат хвърлени или раздробени.

Някои правни или финансови документи трябва да се съхраняват за определен период от време. Уверете се, че знаете какви са тези изисквания.

14. Филтрирайте имейлите си

Някои имейли са важни за четене, други просто не са толкова важни.

Когато използвате филтърната система за етикетиране на различни типове имейли, вие знаете техния приоритет и кой да отговори първо.

Обърнете внимание на тези съвети за постигане на нула на входящата поща: Крайният начин да стигнете до Inbox Zero

15. Изправете бюрото си

В края на деня направете бързо изправяне, за да имате чисто начало на следващия ден.

Долна линия

Използвайте един съвет или изпробвайте всички. Количеството усилия, които полагате за създаване и поддържане на ефективна работна зона, ще ви се отплати в голяма степен.Реклама

Вместо да прекарвате време в търсене на неща и разбъркване на купчини, ще можете да прекарате времето си ... ами ... работещ и ще се радвате да бъдете безредични!