22 СЪВЕТА ЗА ЕФЕКТИВНИ СРОКОВЕ

Освен ако не сте безкрайно богати или не сте готови да натрупате голям дълг, трябва да планирате приходите си. Определянето на лимити за това колко сте готови да похарчите помага да се контролират разходите. Но какво ще кажете за вашето време? Бюджетирате ли времето си или го прекарвате небрежно?

Сроковете са хронологичният еквивалент на бюджета. Като отделяте част от времето за предварително изпълнение на задача, цел или проект, избягвате прекалените разходи. Сроковете могат да бъдат полезни, но също така могат да доведат до разочарование, ако са зададени неправилно. Ето няколко съвета как да накарате крайните срокове да работят:Реклама

Използвайте закона на Паркинсон - Законът на Паркинсон гласи, че задачите се разширяват, за да запълнят времето, дадено им. Като зададете строг краен срок предварително, можете да прекратите това разширяване и да се съсредоточите върху най-важното.
Timebox - Поставете малки срокове от 60-90 минути, за да работите по конкретна задача. След изтичане на времето завършвате. Това намалява отлагането и ви принуждава да използвате времето си разумно. Също така ще ви научи как да се фокусирате.
80/20 - Принципът на Парето предполага, че 80% от стойността се съдържа в 20% от входа. Приложете това правило към проектите, за да се фокусирате първо върху тези критични 20%, а попълнете останалите 80%, ако все още имате време.
Краен срок на проекта VS - Колкото по-гъвкав е вашият проект, толкова по-строг е вашият краен срок. Ако дадена задача има сравнително малка гъвкавост при изпълнението, по-мекият срок ще ви поддържа разумни. Ако задачата може лесно да се увеличи, спазвайте строг краен срок, за да предотвратите отпадъци.
Го съборят - Всеки краен срок за един ден трябва да бъде разбит на по-малки единици. Дългите срокове не успяват да мотивират, ако не са приложени към управляеми единици.
Законът на Хофщадтер^[1] - По принцип този закон гласи, че винаги отнема повече време, отколкото си мислите. Правило, което съм чувал при разработването на софтуер, е да удвоите времето, което смятате, че ви е необходимо. След това добавете шест месеца. Бъдете търпеливи и си отделете достатъчно време за сложни проекти.
Обратно планиране - Определете първо крайния срок и след това решете как ще го постигнете. Този подход е чудесен, когато изборът е богат и проектите могат да продължават неограничено дълго.
Прототип - Ако се опитвате нещо ново, изпробвайте по-малки версии на даден проект, за да ви помогне да вземете решение за краен срок. Напишете електронна книга от 10 страници преди вашия роман от 300 страници или се опитайте да увеличите доходите си с 10%, преди да се удвоите.
Намерете Слабата връзка - Разберете какво може да развали плановете ви и първо го изпълнете. Познаването на непознатото може да ви помогне да форматирате вашите срокове.
Без крайни срокове за роботи - Роботите могат да работят без сън, отпускане или разсейване. Вие не сте робот. Не планирайте крайния срок с очакването, че можете да работите шестнадесет часа дни, за да го завършите. Deathmarches не са здрави.
Вземете обратна връзка - Вземете реалистична картина от хора, работещи с вас. Даването на невъзможни срокове на изпълнители или служители само ще породи негодувание.
Непрекъснато планиране - Ако използвате модел за планиране назад, трябва непрекъснато да актуализирате плановете, за да отговарят на вашите срокове. Това означава да се направят съкращения, допълнения или усъвършенствания, така че проектът да се впише в очаквания срок.
Маркирайте излишния багаж - Определете области на задача или проект, които ще бъдат игнорирани, ако времето намалее. Какви имейли ще трябва да изтриете, ако отнема твърде много време за изпразване на входящата ви поща? Какви функции ще липсват на вашия продукт, ако имате нужда от бързо завършване?
Преглед - За срокове над един месец, вземете седмичен преглед, за да проследите напредъка си. Това ще ви помогне да идентифицирате методи, които можете да използвате за ускоряване на работата и ще ви помогне да планирате по-ефективно за бъдещето.
Намерете преки пътища - Почти всяка задача или проект има преки пътища, които можете да използвате, за да спестите време. Има ли предварително направена библиотека, която можете да използвате, вместо да изграждате свои собствени функции? Автоотговор за отговор на подобни имейли? Експерт, на когото да се обадите, за да решите проблем?
Churn след това полски - Поставете строг краен срок за основно попълване и след това задайте по-удобен срок за подобряване и полиране след това. Често бързото избиване на основите на дадена задача няма да изисква повече полиране след това, отколкото да го правите бавно.
Напомняния - Публикувайте напомняния за вашите срокове навсякъде. Създаването на чувство за неотложност с вашите срокове е необходимо, за да не ги отблъснат от разсейването.
Предварително планиране - Не се изключват взаимно с обратно планиране, това включва планиране на детайлите на даден проект преди определяне на краен срок. Страхотно за постигане на яснота относно това, което се опитвате да постигнете, преди да направите произволни времеви ограничения.
Задайте таймер - Вземете такъв, който издава звуков сигнал. По някакъв начин отброяването на таймера изглежда по-реалистично за деветдесетминутно време, отколкото просто да погледнете часовника си.
Напиши ги - Всеки краен срок от няколко часа трябва да бъде записан. В противен случай това е наклон, а не цел. Написаните срокове ги правят по-осезаеми от вътрешните решения сами.
Евтини / бързи / добри - Бен Касноча в My Start Up Life споменава, че можете да имате само две от трите. Изберете две от евтините / бързи / добри измерения, преди да започнете даден проект, за да ви помогне да определите приоритетите.
Бъди търпелив - Използването на краен срок може да изглежда напълно противоположно на търпението. Но търпението с негъвкави задачи е необходимо, за да се съсредоточи върху тяхното изпълнение. Парадоксът е, че колкото по-търпеливи сте, толкова повече можете да се съсредоточите. Колкото повече можете да се фокусирате, толкова по-бързо ще дойдат резултатите!