3 ТЕХНИКИ ЗА ЕФЕКТИВНО ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ПРИОРИТЕТИТЕ

Лесно е, в началото на живота, да се превърнеш в реактор - да отговориш на всичко, което се появи, в момента, в който се появи, и да му обърнеш неразделено внимание, докато не се появи следващото нещо.

Това, разбира се, е рецепта за лудост. Усещането за загуба на контрол над това, което правите и кога, е достатъчно, за да ви отведе през ръба и ако това не ви докара, останките от недовършени проекти, които оставяте след себе си, със сигурност ще ви настигнат.

Наличието на входяща поща и обработката й по систематичен начин може да ви помогне да си върнете част от този контрол. Но след като обработите входящата си поща и изброите всички задачи, от които се нуждаете, за да се пропукате, все още трябва да разберете какво да направите още следващия миг . За коя от тези задачи най-добре ще бъде отделено вашето време и кои могат да изчакат?

Когато не си поставяме приоритети, сме склонни да следваме пътя на най-малкото съпротивление. (И следвайки пътя на най-малкото съпротивление, както ни напомни късната, велика Юта Филипс, реката е крива!) Тоест, ще изберем и сортираме нещата, които трябва да направим, и ще работим по най-лесните - оставяйки по-трудните и по-малко забавни задачи за по-късно, което в много случаи никога не идва - или, още по-лошо, идва точно преди действието да трябва да бъде завършено, хвърляйки ни във вихъра на активност, стрес и съжаление.

Ето защо определянето на приоритети е толкова важно.Реклама

3 Ефективни подходи за определяне на приоритети

Има три основни подхода за определяне на приоритети, всеки от които вероятно отговаря на различни видове личности. Първият е за прокрастинатори, хора, които отлагат неприятни задачи. Второто е за хора, които се радват на постижения, които се нуждаят от поток от малки победи, за да преминат през деня. И третото е за по-аналитичните типове, които трябва да знаят, че работят по обективно най-важното нещо възможно в този момент. В ред, тогава те са:

1. Яжте жаба

Има стара поговорка, че ако се събудите сутрин и изядете жива жаба, можете да преминете през деня, знаейки, че най-лошото нещо, което може да ви се случи през този ден, вече е отминало. С други думи, денят може само да се подобри!

Популяризирано в книгата на Брайън Трейси Яжте тази жаба! , идеята тук е, че вие всеки ден се справяйте с най-голямата, най-трудната и най-малко привлекателната задача , за да можете да се придвижвате през останалата част от деня, знаейки, че най-лошото вече е минало.

Когато имате чиста стара жаба в чинията си, наистина трябва да се сгушите. Друга стара поговорка казва, че когато трябва да ядете жаба, не отделяйте прекалено много време да я гледате! Струва си да имате това предвид, ако сте от хората, които отлагат, като планират атаката си и се подготвят за половината ден. Просто отвори широко и чукай тази жаба, приятелю! В противен случай почти сигурно ще се откажете да правите каквото и да било.

2. Преместете големи скали

Може би не сте отлагач толкова, колкото скрипач, някой, който я изпълва или времето му се суети около малки задачи. През цялото време сте заети, заети, но по някакъв начин изглежда, че нищо важно не е свършено.Реклама

Нуждаете се от мъдростта на бурканчето от туршия. Вземете буркан за туршия и го напълнете с пясък. Сега се опитайте да сложите там шепа камъни. Не можеш, нали? Няма място.

Ако е важно да поставите скалите в буркана, първо трябва да поставите скалите. Напълнете буркана с камъни, сега опитайте да изсипете малко камъчета. Вижте как се навиват и запълват наличното пространство? Сега хвърлете няколко шепи чакъл. Отново се плъзга направо в пукнатините. Накрая изсипете малко пясък.

За метафорично увредените, бурканът за туршия е през цялото време, което имате на ден. Можете да го запълните с безсмислени малки натоварени работни задачи, като не оставяте място за големите неща, или можете първо да направите големите неща, след това по-малките неща и накрая да попълните резервните моменти с безполезни неща.

За да го приложим на практика, седнете довечера, преди да си легнете и запишете трите най-важни задачи, които трябва да свършите утре . Не се опитвайте да се поберат всичко трябва или смятате, че трябва да направите, само трите най-важни от тях.

На сутринта извадете списъка си и атакувайте първия Big Rock. Работете върху него, докато не свършите или не можете да постигнете по-нататъшен напредък. След това преминете към втория и след това към третия. След като приключите с всички, можете да започнете с малките неща, знаейки, че сте постигнали добър напредък във всички големи неща. И ако не стигнете до малките неща? Ще имате удоволствието да знаете, че сте постигнали три големи неща. В края на деня никой никога не е пожелал да отдели повече време за подреждането на чекмеджето си с моливи, вместо да пише романа си, или да отпечатва етикети за пощенски съобщения, вместо да каца голям клиент.Реклама

3. Квадранти на Кови

Ако просто не можете да се отпуснете, освен ако не знаете абсолютно, че работите по най-важното, върху което бихте могли да работите всеки момент, квадрантната система на Стивън Кови, както е написано в 7-те навика на високоефективните хора: мощни уроци в личната промяна може да е за вас.

Кови предлага да разделите лист хартия на четири секции, като начертаете линия през и линия отгоре надолу. Във всеки от тези квадранти поставяте задачите си според това дали са:

Важно и спешно
Важно и не спешно
Не е важно, но спешно
Не е важно и не е спешно

Нещата от квадранта III и IV са там, където затъваме в тривиалното: телефонни обаждания, прекъсвания, срещи (QIII) и натоварена работа, стрелба от бриз и други загуби на време (QIV). Въпреки че някои от тези неща могат да имат някаква социална стойност, ако пречат на способността ви да правите важните за вас неща, те трябва да отидат.

Квадрант I и II са важните за нас задачи. QI са кризи, предстоящи срокове и друга работа, която трябва да се свърши точно сега или ще се случат ужасни неща. Ако наистина сте на върха на управлението на времето, можете да сведете до минимум задачите за Q1, но никога не можете да ги премахнете - автомобилна катастрофа, някой се разболява, природно бедствие, всички тези неща изискват незабавни действия и рядко се планират.Реклама

Бихте искали да прекарате възможно най-много време в Quadrant II, като се откъсвате от важни задачи с достатъчно време, за да влезете наистина в тях и да свършите възможно най-добрата работа. Това са нещата, от които отнема време на QIII и QIV, така че след като начертаете задачите си в квадрантната мрежа на Covey, според собственото си усещане за това какво е важно и кое не, работете колкото е възможно по елементи в квадрант II (и задачи на квадрант I, когато възникнат).

Опознавам те

Прекарайте известно време, опитвайки всеки от тези подходи за размер. Трудно е да се каже какво може да работи най-добре за даден човек - това, което приляга на един като ръкавица, ще бъде прекалено обвързващо и ограничаващо за друг, а твърде свободно и неструктурирано за трето. Ще откриете, че също така трябва да отделите малко време, за да разберете какво прави нещо важно за теб - към какви цели са насочени вашите действия.

В крайна сметка определянето на приоритети е упражнение в себепознанието. Трябва да знаете какви задачи ще третирате като удоволствие и кои като изтезания, какви задачи водят до вашите цели и кои ви отвеждат в заблуждение или, в най-добрия случай, да въртите колелата си и да не ходите никъде.

Тези три са най-известните и изпитани във времето стратегии, но може би имате различна идея, която бихте искали да споделите? Разкажете ни как задавате приоритетите си в коментарите.